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Coloque em seu caminho o que você não pode esquecer. Eu tenho uma bandeja de saída na sala, perto da porta de casa, e deixo nela (bem visível) qualquer coisa que eu precise ver quando sair – por exemplo, uma conta para pagar na lotérica, ou um relatório que preciso levar para o trabalho. Para ajudar a conferência da bandeja a virar uma tarefa inconsciente e inevitável, eu deixo ao lado dela o celular (o terminal do carregador também fica ali) e a minha carteira. Algumas pessoas colocam um quadro de avisos e lembretes perto da porta, mas para mim ele funciona melhor na cozinha – onde também fica no meu caminho várias vezes por dia.

Itens estratégicos: não concentre, espalhe. Já faz alguns anos que eu percebi que um dos locais em que eu mais usava a tesoura era a cozinha – e tomei a decisão óbvia: comprei uma tesoura de cozinha, com o cabo de outra cor, e coloquei um gancho na parede para tê-la sempre à mão. Da mesma forma, tenho caneta e papel na mesa do computador, na escrivaninha, no quarto e na porta da geladeira. Embora minha caixa de ferramentas fique guardada em um armário específico, tenho na escrivaninha um alicate universal e uma chave Philips que resolvem uns 80% das minhas necessidades de ferramentas. E tenho 3 tesouras em casa, cada uma em um lugar próprio.

Tenha uma caixa de entrada. Fãs do método GTD unanimemente concordam que ter uma caixa de entrada e processá-la regularmente é um dos principais pilares da produtividade pessoal. Ter uma bandeja, escaninho ou mesmo uma caixa de sapatos onde você esvazia os bolsos de toda a correspondência, cartões de visita, recibos, anotações, etc. quando chega em casa, e processa posteriormente, sabendo que estará *tudo* lá. O mesmo método, com pequenas adaptações, serve para aquela arrumação anual dos armários: pegue uma caixa grande, e deixe lá todos os itens cujo processamento depende de uma decisão posterior, ou é um pouco mais demorado. Assim, você completa a arrumação básica, e sabe onde estão todas as pendências para processamento posterior. Só não vale esconder a caixa depois 😉

Coloque cestos de lixo perto dos locais onde o lixo é produzido. Se o arquivo fica mais perto do que o cesto de lixo, você vai perceber que arquivará vários itens que poderiam ir para o lixo. Tenha um cesto perto da escrivaninha, e outros perto de onde você abre sua correspondência.